Neben der Kernaufgabe eines Krankenhauses, der medizinischen und pflegerischen Betreuung von Patienten, muss ein Krankenhaus auch viele sekundäre Leistungen erbringen, ohne die die primäre Aufgabe gar nicht möglich wäre. Zu diesen sekundären Leistungen gehört die Wartung und Instandhaltung sowohl der medizinischen, als auch nicht medizinischen Infra- und auch Suprastruktur. Dazu zählen u.a. Geräte, Anlagen z.B. zur Strom- und Wasserversorgung, weitere Gebäudetechnik und die Gebäude und Räume selbst.

So wie die Bereiche vielfältig sind, in denen Wartung und Instandhaltung notwendig ist, so ist auch die Durchführung der Maßnahmen und ihrer Dokumentation oft unterschiedlich und nicht zentral überschaubar. Sobald eine Anlage oder Gerät installiert ist, endet oft auch die Kommunikation mit dem Hersteller. Die Anwender verfügen jedoch nur selten über die Expertise, kleinere Störungen, die aber schließlich zu einem Ausfall führen könnten, rechtzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen. Die so entstehenden Stillstände ziehen Kosten nach sich und können besonders im Umfeld Krankenhaus zu weitreichenden Konsequenzen führen. Dabei wird der Bereich der Instandhaltung oft nur als Kostenstelle betrachtet, ohne mögliche Potentiale der Einsparung, aber auch der Unterstützung und Verbesserung andere sekundärer, aber auch der primären Leistung durch Optimierung von Wartungs- und Instandhaltungsprozessen zu berücksichtigen. Grund hierfür sind oft veraltete Systeme und lückenhafte Digitalisierung, sowie fehlende Kommunikation und Datenaustausch zwischen Anwendern, Betreiber und Hersteller. Hier könnten moderne, IT-gestützte Instandhaltungsplanungs- und Steuerungssysteme, (kurz IPS) helfen, im Zuge eines umfassenden Facility Managements die Instandhaltung als Teil der Wertschöpfungskette zu erfassen und zu verbessern.

Oft besteht die IT-Unterstützung noch allein darin, dass relevante Daten mit Office-Programmen erfasst und dokumentiert werden. Doch inkompatible Formate und Versionen können potentielle Fehlerquellen bei der Übertragung darstellen sowie zu Intransparenz zwischen den einzelnen Vorgängen führen. Doch nicht nur bei der Dokumentation kann IT helfen, sondern auch bei der Optimierung der Wartungs- und Instandhaltungsprozesse selbst. Was, wenn Anlagen von allein melden, ob Wartungsbedarf besteht und wenn ja, wo die Störung liegt? Das sogenannte „Condition Monitoring“ erlaubt es, durch integrierte Sensoren den Zustand von Geräten bzw. kritischen Bauteilen in Anlagen zu erfassen und damit ihn nicht nur vor Ort dem Anwender sichtbar zu machen, sondern die Daten direkt an den Hersteller bzw. Instandhalter zu schicken, um möglichen Wartungsbedarf rechtzeitig zu erkennen. Ein Beispiel hierfür aus dem Anwendungsfeld Krankenhaus sind die Anlagen der Raumlufttechnik in Operationssälen. Bei den besonderen Anforderungen an Hygiene und Keimfreiheit in diesem Bereich müssen die Filter der Anlage rechtzeitig gewechselt werden. Dies geschieht im Allgemeinen nicht mehr in vorher festgelegten Abständen, sondern anhand der Daten, die über eine Differenzdruckmessung vor und hinter dem Filter Informationen über den Grad der Verschmutzung liefern. So kann der aufwendige Austausch vorher geplant und der Stillstand im OP-Saal verkürzt werden. Durch diese vorausschauende Instandhaltung (predictive maintenance) können Unterschreitungen von Hygiene- und Sicherheitsstandards rechtzeitig vermieden werden. Um die Menge an für die Instandhaltung relevanten Daten verwalten zu können, gibt es spezielle Instandhaltungsplanungs- und Steuerungssysteme (IPS oder auch CMMS für Computerized Maintenance Management System), die dabei helfen, alle Information wie Anleitungen, Protokolle, Statistiken und Auswertungen zentral zu verwalten.

Von Geräten, die selbstständig Daten über sich erfassen und weitergeben („smart devices“) profitiert aber nicht nur der Anwender durch eine reibungslosere Wartung. Der Instandhalter kann analysieren, wo die Schwächen der Anlagen liegen, den Bedarf an Ersatzteilen besser planen und seine eigenen Abläufe optimieren. Die gesammelten Daten können über Cloud-Plattformen den einzelnen Parteien bereitgestellt werden. Über dieses „Internet der Dinge“ vernetzt sich die Instandhaltung auch mit anderen Bereichen des Facility Managements, wie der Logistik durch automatisierte Lagerverwaltung und dem Supply-Chain-Management um ganzheitliche Prozessoptimierungen auch im Sinne eines nachhaltigen Betriebs zu ermöglichen.
Die „Instandhaltung 4.0“ hat das Potential, ein viel bedeutenderen Anteil an der Wertschöpfungskette in der Industrie, aber auch im Bereich des Facility Managements im Krankenhaus einzunehmen. Neben der Erfassung betriebswirtschaftlich relevanter Daten wird "predictive maintenance" die Anzahl ungeplanter und damit kostenintensiver Stillstände reduziert, Fehlerquellen und Aufwand durch manuelle Kommunikation und Dokumentation vermindert und die Auslagerung von Instandhaltungsleistungen erleichtert. Durch die Vernetzung können Inspektionen vorgenommen werden, ohne dass jemand direkt vor Ort ist oder der Anwender kann selbst durch zugängliche Daten und mobile Wartungsgeräte selbst leichtere Instandhaltungsmaßnahmen übernehmen. Aber auch die Frage nach der Sicherheit der Systeme muss gestellt werden, wem soll wann welcher Zugang möglich sein? Insgesamt ergeben sich durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie in der Instandhaltung viele neue Möglichkeiten der Optimierung, sowohl im Bereich der sekundären, als auch der primären Leistungen im Krankenhaus.